Do zakresu zadań Działu Organizacyjno-Administracyjnego w szczególności należy:
- Planowanie, weryfikacja i realizacja zakupów finansowanych z budżetu PUP i FP w ramach innych fakultatywnych zadań.
- Monitorowanie i kontrola merytoryczna w/w zakupów.
- Planowanie i realizacja zamówień publicznych oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie.
- Opracowywanie projektów regulaminów i innych aktów wewnętrznych (zarządzeń, poleceń, procedur i instrukcji) wprowadzanych w celu usprawnienia lub prawidłowego funkcjonowania urzędu - przy współpracy kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie dotyczącym ich działania.
- Projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w PUP.
- Obsługa kancelaryjna PUP.
- Obsługa sekretariatu PUP.
- Gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora.
- Prowadzenie ewidencji skarg i wniosków.
- Obsługa organizacyjna, techniczna i kancelaryjna PRRP.
- Prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw.
- Prowadzenie książki kontroli oraz gromadzenie dokumentacji z zakresu kontroli.
- Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Wyposażenie pracowników PUP w środki techniczno-biurowe.
- Prenumerata prasy dla potrzeb PUP.
- Gospodarka pieczęciami i tablicami urzędowymi.
- Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo–technicznym oraz konserwacją wyposażenia urzędu.
- Administrowanie majątkiem PUP – ewidencjonowanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, prowadzenie ewidencji ilościowej majątku ruchomego.
- Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia.
- Prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów budynku PUP i przeprowadzaniem wymaganych przepisami przeglądów.
- Prowadzenie spraw związanych z bhp i p. ppoż. w PUP.
- Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodu oraz prowadzenie gospodarki paliwowej.
- Utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycznego wyglądu budynku PUP i jego otoczenia.
- Prowadzenie spraw obrony cywilnej.
- Archiwizacja dokumentów wytwarzanych w PUP.
- Opracowywanie koncepcji i planów w zakresie wdrażania systemów informatycznych, w tym ustalanie parametrów i standardów sprzętu komputerowego oraz oprogramowania adekwatnie do zadań wykonywanych w PUP oraz obowiązujących przepisów prawa.
- Wdrażanie nowych systemów informatycznych.
- Administrowanie infrastrukturą techniczną i komputerową w PUP, w szczególności: utrzymywanie infrastruktury informatycznej w gotowości do pracy, ocena przydatności sprzętu komputerowego i oprogramowania, nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania urządzeń technicznych i sprzętu komputerowego oraz sieci komputerowej, realizacja zadań z zakresu usuwania awarii infrastruktury technicznej i komputerowej, konfiguracja sprzętu i sieci komputerowej zgodnie z przyjętą polityką bezpieczeństwa.
- Szkolenie pracowników PUP w zakresie prawidłowej obsługi i eksploatacji sprzętu komputerowego, sieci komputerowej oraz oprogramowania na poziomie podstawowym.
- Zapewnienie ochrony danych osobowych zawartych w systemach informatycznych z wykorzystaniem środków technicznych zapewniających ochronę tych danych.
- Zabezpieczanie i archiwizacja baz danych.
- Techniczna obsługa Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej PUP, infokiosku oraz informacji wyświetlanych na monitorach LCD.
- Tworzenie bazy danych statystycznych oraz przygotowywanie raportów.
- Sporządzanie okresowych sprawozdań z lokalnego rynku pracy.
- Wykonywanie analiz statystycznych oraz przygotowywanie stosownych informacji statystycznych dla potrzeb lokalnego rynku pracy.
- Wykonywanie zadań wynikających z kontroli zarządczej PUP.
- Organizacja szkoleń dla pracowników urzędu, koordynowanie planowania kształcenia zawodowego pracowników PUP.
- Prowadzenie spraw osobowych pracowników PUP, gromadzenie i przechowywanie akt osobowych.
- Kontrola dyscypliny pracy.
- Prowadzenie ewidencji i rozliczanie czasu pracy pracowników PUP.
- Monitorowanie okresowych ocen pracowniczych.
- Prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze.
- Prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą.
- Sporządzanie okresowych sprawozdań dot. zatrudnienia.
- Realizacja i koordynowanie projektów związanych z zatrudnieniem pracowników PUP współfinansowanych z EFS.
- Prowadzenie spraw związanych z organizacją staży i praktyk zawodowych uczniów i studentów.
Do zakresu zadań Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:
- Planowanie, pozyskiwanie i wydatkowanie środków pieniężnych.
- Obsługa kasowa budżetu, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, FP i innych funduszy.
- Kontrola:
- całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne,
- przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnienie należytej ochrony wartości pieniężnych,
- wydatkowania kwot do wysokości przyznanych lub ustalonych limitów w planach finansowych i zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- prac inwentaryzacyjnych składników majątkowych i zobowiązań jednostki oraz końcowe ich rozliczanie,
- formalna i rachunkowa kontrola dowodów księgowych, stanowiących przedmiot księgowań.
- Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji budżetu, FP, programów współfinansowanych z EFS, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i innych funduszy przeznaczonych na aktywizację zawodową bezrobotnych i poszukujących pracy.
- Przygotowywanie przelewów bankowych środków z FP i EFS oraz współpraca z bankiem w zakresie wypłat zasiłków dla bezrobotnych i innych świadczeń z tytułu bezrobocia.
- Przelewanie środków pieniężnych kontrahentom PUP zgodnie z zawartymi umowami oraz fakturami za dostawy i usługi.
- Ewidencja operacji finansowych w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
- Prowadzenie ewidencji i rozliczanie inwentaryzacji mienia PUP oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie.
- Prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych PUP.
- Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS i Urzędu Skarbowego.
- Naliczanie i rozliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych oraz rozliczanie przyznanych świadczeń bezrobotnym.
- Sporządzanie informacji podatkowych PIT-11/PIT8B dla pracowników i zleceniobiorców.
- Sporządzanie wniosków o płatność w ramach realizacji programów współfinansowanych z EFS.
- Wydawanie zaświadczeń dla pracowników:
- o wysokości pobieranych wynagrodzeń,
- dla celów emerytalno–rentowych,
- celem naliczania kapitału początkowego do ZUS.
- Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz statystyk.
Do zakresu zadań Centrum Aktywizacji Zawodowej należy w szczególności:
- Pozyskiwanie i gospodarowanie środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu instrumentów i usług rynku pracy.
- Opracowywanie i realizacja projektów z zakresu promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej, w tym projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
- Opracowywanie, koordynowanie i monitorowanie realizacji programu promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy.
- Organizowanie i realizowanie programów specjalnych.
- Inicjowanie, opracowywanie i realizacja projektów pilotażowych z obszaru rynku pracy.
- Realizowanie programów regionalnych na podstawie porozumienia zawartego z WUP.
- Inicjowanie, organizowanie i finansowanie instrumentów rynku pracy, w szczególności: prac interwencyjnych, robót publicznych, staży, przyznawania jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej, refundacji doposażeń stanowisk pracy.
- Współpraca z gminami w zakresie organizacji i finansowania prac społecznie użytecznych, realizacja Programu Aktywizacja i Integracja, o którym mowa w art. 62a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz zatrudnienia socjalnego na podstawie przepisów o zatrudnieniu socjalnym.
- Inicjowanie, organizowanie i finansowanie pozostałych instrumentów i usług rynku pracy określonych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
- Wspieranie powstawania i funkcjonowania spółdzielni socjalnych.
- Realizacja zadań związanych z przyznawaniem świadczeń przysługujących rolnikom zwalnianym z pracy, na zasadach określonych w ustawie.
- Wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej w zakresie realizowanych zadań.
- Realizacja zadań wynikających z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w zakresie dotyczącym aktywizacji zawodowej osób niepełnosprawnych.
- Opracowywanie analiz i sprawozdań z realizacji usług i instrumentów rynku pracy, a także z realizacji projektów oraz dokonywanie ocen dotyczących rynku pracy na potrzeby PRRP oraz organów zatrudnienia.
- Współpraca z partnerami rynku pracy i instytucjami rynku pracy w zakresie realizacji programów aktywizacji zawodowej i działań na lokalnym i regionalnym rynku pracy.
- Wypełnianie obowiązków informacyjnych związanych z realizacją zadań finansowanych ze środków budżetu Państwa, funduszy celowych i środków Unii Europejskiej.
- Realizowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych w zakresie odpowiednim do zadań CAZ przy przetwarzaniu danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
- Realizacja innych zadań z zakresu programów rynku pracy określonych przepisami innych ustaw.
- Wykonywanie pozostałych zadań wydzielonych do realizacji w Referacie Usług Rynku Pracy.
Do zakresu zadań Referatu Usług Rynku Pracy należy w szczególności:
- Stała opieka nad osobami bezrobotnymi lub poszukującymi pracy, w szczególności przygotowanie i nadzór nad realizacją indywidualnego planu działania, świadczenie podstawowych usług rynku pracy w formie indywidualnej oraz ułatwianie dostępu do innych form pomocy określonych w ustawie.
- Stała współpraca z pracodawcami w zakresie pomocy określonej w ustawie, w szczególności ustalanie zapotrzebowania na nowych pracowników i pozyskiwanie ofert pracy w ramach pośrednictwa pracy oraz ułatwianie dostępu do innych form pomocy określonych w ustawie.
- Świadczenie podstawowych usług rynku pracy:
- pośrednictwa pracy, w tym w ramach sieci EURES,
- poradnictwa zawodowego,
- organizacji szkoleń dla bezrobotnych i innych uprawnionych osób.
- Inicjowanie, organizowanie i finansowanie przygotowania zawodowego dorosłych.
- Finansowanie kosztów studiów podyplomowych, kosztów egzaminów i licencji oraz udzielanie pożyczek szkoleniowych.
- Przygotowanie prognozy dla lokalnego rynku pracy oraz opracowanie raportu Barometr Zawodów w Powiecie Niżańskim.
- Kierowanie bezrobotnych do realizatora działań aktywizacyjnych, którym marszałek województwa zlecił wykonanie działań aktywizacyjnych.
- Realizacja zadań związanych z Krajowym Funduszem Szkoleniowym, w szczególności udzielenie pomocy pracodawcom poprzez finansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawcy.
- Współpraca z ośrodkami pomocy społecznej w zakresie realizacji kontraktów socjalnych, indywidualnego programu usamodzielniania, lokalnego programu pomocy społecznej lub uczestnictwa w indywidualnym programie zatrudnienia socjalnego na podstawie przepisów o zatrudnieniu socjalnym.
- Współpraca z gminami oraz innymi partnerami rynku pracy w zakresie upowszechniania ofert pracy, informacji o szkoleniach, o innych instrumentach i usługach rynku pracy oraz realizowanych programach i projektach.
- Współpraca z Bankiem Gospodarstwa Krajowego i pośrednikami finansowymi w zakresie udzielania pożyczek na utworzenie stanowiska pracy dla osób bezrobotnych.
- Badanie i analizowanie sytuacji na lokalnym rynku pracy w związku z postępowaniem o wydanie zezwoleń na pracę cudzoziemców.
- Realizowanie zadań związanych z podejmowaniem przez cudzoziemców pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
- Wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej w zakresie realizowanych zadań.
- Promowanie usług i instrumentów rynku pracy oraz projektów realizowanych przez PUP i instytucje zewnętrzne.
- Realizacja zadań w zakresie współpracy z Centrum Punktu Informacyjno-Konsultacyjnego Służb Zatrudnienia „Zielona Linia".
- Realizowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych w zakresie odpowiednim do zadań referatu przy przetwarzaniu danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Do zakresu zadań Działu Ewidencji, Świadczeń i Informacji należy:
- Rejestrowanie osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
- Zakładanie dokumentacji (akt osobowych) osób rejestrujących się w PUP po raz pierwszy lub uzupełnianie akt już istniejących o nowe dokumenty, wprowadzanie danych do systemu ewidencji elektronicznej i aktualizacja danych już istniejących w systemie.
- Ustalanie zakresu świadczeń przysługujących osobom rejestrowanym.
- Przygotowywanie i wydawanie decyzji (na podstawie posiadanych upoważnień) w sprawach wynikających z prowadzonego postępowania administracyjnego.
- Ustalanie i weryfikowanie uprawnień do objęcia ubezpieczeniem społecznym i ubezpieczeniem zdrowotnym osób bezrobotnych rejestrujących się w PUP, zgłaszanie do ubezpieczeń oraz wydawanie zaświadczeń w tym zakresie.
- Wydawanie zaświadczeń osobom bezrobotnym i poszukującym pracy z zakresu realizowanych zadań, w tym druków ZUS Rp-7.
- Udzielanie klientom PUP wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu działania PUP, podstawowych praw i obowiązków przysługujących osobom bezrobotnym i poszukującym pracy, informacji o prawie do świadczeń dla bezrobotnych wynikających z przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw członkowskich Unii Europejskiej i państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
- Formalna obsługa oraz bieżące aktualizowanie danych identyfikacyjnych osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
- Naliczanie świadczeń przysługujących osobom bezrobotnym.
- Sporządzanie i generowanie list wypłat zasiłków, stypendiów, dodatków aktywizacyjnych oraz ich rozliczanie.
- Sporządzanie informacji podatkowych PIT i przesyłanie ich do Urzędu Skarbowego oraz osobom bezrobotnym.
- Prowadzenie spraw związanych z egzekucją świadczeń alimentacyjnych i innych.
- Współpraca z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie wzajemnego informowania się i koordynowania działań dot. zwalczania nielegalnych lub niezgodnych z przepisami prawa form zatrudnienia.
- Wyłączanie osób bezrobotnych i poszukujących pracy z ewidencji osób bezrobotnych i poszukujących pracy oraz przekazywanie ich akt do składnicy akt PUP.
- Realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, w tym realizowanie decyzji Marszałka Województwa w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia.
- Współpraca z ZUS, KRUS, WUP i innymi instytucjami w zakresie ustalania uprawnień do świadczeń osób zarejestrowanych w PUP.
- Współpraca z Powiatowymi Urzędami Pracy w zakresie udzielania informacji i przekazywania dokumentów osób zmieniających miejsce zameldowania lub pobytu.
- Prowadzenie postępowań wyjaśniających w związku z odwołaniami od decyzji oraz prowadzenie innych postępowań administracyjnych.
- Obsługa programu „Płatnik" w zakresie zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego osób uprawnionych.
- Przygotowywanie dokumentów do archiwizacji i przekazywanie ich do składnicy akt PUP.
- Udzielanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych osób bezrobotnych i poszukujących pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
- Wykonywanie innych zadań nie wymienionych wyżej, a wynikających z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
- Informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie. - Monitorowanie przestrzegania ww. rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty.
- Udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 rozporządzenia.
- Współpraca z organem nadzorczym.
- Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 rozporządzenia oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
- Pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących im na mocy rozporządzenia.
- Prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności.
- Sprawowanie nadzoru nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń, w których dane są przetwarzane oraz kontrolą przebywających w nich osób.
- Identyfikowanie i analizowanie zagrożenia oraz ryzyka, na które narażone może być przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych Urzędu.
- Sprawowanie nadzoru nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów zawierających dane osobowe.
- Monitorowanie działania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych w systemach informatycznych.
- Sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie informatycznym przetwarzającym dane oraz kontrolą dostępu do danych.
- Zatwierdzanie wniosków o przyznaniu danemu użytkownikowi identyfikatora oraz praw dostępu do informacji chronionych w danym systemie przetwarzania.
- Prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w systemach informatycznych.
- Prowadzenie ewidencji miejsc przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych.
- Zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Administrowanie systemem komputerowym i bazą danych.
